Peut-on rêver de locaux beaux et fonctionnels à la fois ?

Rapidement ces locaux flambant neufs révèlent leurs défauts : bruyants, mal climatisés, très salissants, … Peut-on éviter ces défauts et que peut-on faire pour y remédier ?

Quelques écarts entre beauté et usage

En plein été, je me souviens d’un entretien avec un client à Avignon. Il faisait chaud comme il peut faire chaud dans le sud et je ne connaissais pas les lieux. C’est en arrivant sur place que je vis le bâtiment où devait se tenir le rendez-vous : une pyramide en verre ! Il y faisait évidemment une chaleur insupportable malgré l’air conditionné. Des toiles tendues à l’intérieur pour se protéger du soleil étaient à moitié fondues sous l’effet des rayons et de la chaleur. Inutile de dire que l’entretien avait été éprouvant. Cette anecdote caricaturale mais véridique illustre le propos de cet article : les concepteurs, architectes ou designers ont pour objectif de plaire à leur client et de vendre. Ils se soucient rarement de l’usage et de la maintenance de leur solution. Je généralise -les exceptions existent – mais tant que les cahiers des charges ne prévoient pas de clauses spécifiques sur l’usage des locaux, l’objectif du concepteur est avant tout de séduire et convaincre son donneur d’ordre. Les conséquences pratiques pour les environnements de travail sont variées : les sols sont souvent les plus exposés aux problèmes d’usage. Un parquet extrêmement flatteur et coûteux mais qui va très vite se dégrader parce que le bois est trop tendre et ne résiste pas aux talons pointus. Une moquette claire ou même sombre sur laquelle les tâches vont très vite apparaitre. Un sol synthétique mal posé dont les joints s’encrassent et les défauts se multiplient. Ou bien des portes de communication peintes dont le nettoyage quotidien (enlèvement des traces de doigts) fait disparaitre progressivement la peinture.

Etat des lieux

D’où viennent ces problèmes ? Il y a 2 catégories principales de problèmes. Tout d’abord, ce sont à l’origine des erreurs de conception, des erreurs d’architecture, de design, ou un choix de matériaux non compatible avec l’usage qui en sera fait : un grand espace vitré orienté à l’ouest, une couleur de moquette claire dans une entrée ou un espace détente-restauration, … Ou les ennuis viennent d’un problème de mise en œuvre ou de réalisation : des joints de sol mal posés et fragiles qui s’encrassent et qui s’avèrent impossible à nettoyer, des cloisons vitrées posées avec des traces de doigts ou de la poussière emprisonnées entre les 2 parois de la cloison. Ce qui est séduisant à l’œil n’est ni forcément durable ni résistant ni simple à entretenir. Or le concepteur, designer ou architecte a pour premier objectif de plaire à son client. Et trop souvent les cahiers des charges ne prévoient pas les aspects d’usage et d’entretien.

Quelles sont les pistes concrètes pour éviter les problèmes ?

Les solutions existent et elles sont simples même si leur mise en œuvre peut parfois s’avérer plus difficile. Le cahier des charges des locaux doit prendre en compte les caractéristiques d’un environnement conçu pour un usage agréable, durable et un entretien simple : le bilan thermique, l’éclairage naturel, le niveau sonore, la résistance aux chocs, aux frottements, les sollicitions répétées, la simplicité et la rapidité de l’entretien quotidien, etc …. Après la livraison des locaux, il est important de faire la recette de cette livraison et de vérifier que les matériaux et environnements tiennent bien leurs promesses. Enfin, un échange approfondi avec son partenaire propreté sur vos attentes et une revue après quelques semaines et mois d’utilisation permettront de tirer le meilleur parti de la prestation de nettoyage. Complétons ce tableau avec quelques conseils pratiques pour le choix des matériaux ou le cahier des charges :

• Les tâches se voient sur les moquettes de couleur unie qu’elle soit foncée et encore plus claire. Mieux vaut choisir une moquette chinée offrant un contraste de motifs et de couleurs. Voir à ce sujet l’article du blog sur les secrets d’une moquette toujours propre.
• Les sols durs doivent présenter une surface lisse pour faciliter le nettoyage. Demandez à tester l’entretien d’un nouveau matériau avec son partenaire de nettoyage avant de prendre une décision.
• Pour les traces de chaussures, des peintures solides et généreuses sur les bas de murs, des portes et les plinthes autoriseront des nettoyages répétés sans crainte de voir la peinture disparaitre.

Continuons avec quelques conseils opérationnels :

Des rangements fermés en quantité suffisante combinés à une politique zéro papier sur les bureaux (pour des raisons de confidentialité) évitent les rangements au sol, les bureaux en désordre et les dessus d’armoires encombrées. Réserver la consommation de liquides et de nourriture à certaines zones adaptées, supprimer les poubelles de bureaux. Nettoyer les tâches sur la moquette au plus tôt et sous 24 heures. Un tapis de propreté en location entretien, collectant les saletés véhiculées par les semelles réduira l’encrassement des moquettes et des sols en général.

Comment influer sur le cahier des charges et les choix des architectes-designers

Deux principaux leviers sont à activer : le levier financier est – sans surprise – celui qui a souvent le plus d’écoute d’une direction générale. Le coût d’entretien, de maintenance voire le coût de remplacement vont impacter le budget de fonctionnement. Si vous êtes objectivés sur le budget de l’entretien des locaux, vous avez une légitimité naturelle pour influer sur des choix qui vont l’impacter. La prise en compte du risque de salissures et d’image perçue par les visiteurs et collaborateurs est le 2^ème levier. Les directions générales ne sont pas toujours sensibles à cet argument mais il est important d’avoir prévenu des conséquences.