Des locaux flambant neufs peuvent révéler leurs défauts : bruyants, mal climatisés, trop salissants…Que faut-il savoir avant de lancer les travaux ? Pour éviter ces défauts, voici quelques éléments de réflexion.
Des écarts entre beauté et usage pour des bureaux neufs
En plein été, je me souviens d’un entretien avec un client à Avignon. Il faisait chaud comme il peut faire chaud dans le sud. Je ne connaissais pas encore les lieux lors de cette première rencontre. C’est en arrivant sur place que je vois le bâtiment où devait se tenir le rendez-vous : une pyramide en verre ! Il y faisait évidemment une chaleur insupportable malgré l’air conditionné. Des toiles tendues à l’intérieur pour se protéger du soleil avaient à moitié fondu sous l’effet des rayons et de la chaleur. Inutile de dire que l’entretien avait été éprouvant.
Plaire au maître d’ouvrage
Cette anecdote caricaturale mais véridique illustre le propos de cet article : les concepteurs, architectes ou designers ont pour objectif de plaire à leur client. Ils se soucient rarement de l’usage et de la maintenance de leur construction. Je généralise car des les exceptions existent. Mais tant que les cahiers des charges ne prévoient pas de clauses spécifiques sur l’usage des locaux, l’objectif du maître d’oeuvre est avant tout de séduire et convaincre son donneur d’ordre.
Les conséquences d’un bureau mal pensé
Les conséquences pratiques pour les environnements de travail sont variées. Il s’agit par exemple, des sols souvent les plus exposés aux problèmes d’usage.
- Un parquet extrêmement flatteur et coûteux peut très vite se dégrader si le bois est trop tendre et ne résiste pas aux talons pointus ;
- Une moquette claire ou même sombre sur laquelle les tâches vont très vite apparaitre ;
- Un sol synthétique mal posé dont les joints s’encrassent et les défauts se multiplient.
Un autre cas fréquent : des portes de communication peintes dont le nettoyage quotidien (enlèvement des traces de doigts) fait disparaitre progressivement la peinture.
Les principaux problèmes rencontrés lors de la conception des bureaux neufs
D’où viennent ces problèmes ? Il y a 2 catégories principales d’erreurs.
Des erreurs au moment de la conception
Il s’agit, à l’origine, d’erreurs de conception, d’architecture ou de design. C’est le cas aussi lorsque le choix de matériaux n’est pas compatible avec l’usage qui en sera fait. J’ai déjà vu un grand espace vitré orienté à l’ouest ou une couleur de moquette claire dans une entrée ou un espace détente restauration…
Des problèmes de mise en oeuvre ou de réalisation
Les ennuis viennent d’un problème de mise en œuvre ou de réalisation. Comme des joints de sol mal posés et fragiles qui s’encrassent et qui s’avèrent impossible à nettoyer. On peut trouver aussi des cloisons vitrées posées avec des traces de doigts ou de la poussière emprisonnées entre les 2 parois de la cloison.
Ce qui est séduisant à l’œil n’est ni forcément durable ni résistant ni simple à entretenir. Or le concepteur, designer ou architecte a pour premier objectif de plaire à son client. Et trop souvent les cahiers des charges ne prévoient pas les aspects d’usage et d’entretien.
Quelles sont les pistes concrètes pour éviter les problèmes ?
Les solutions existent et elles sont simples même si leur mise en œuvre peut parfois s’avérer plus difficile.
Prendre en compte les caractéristiques du local dans un cahier des charges
Le cahier des charges des locaux doit prendre en compte les caractéristiques d’un environnement conçu pour un usage agréable, durable et un entretien simple :
– le bilan thermique ;
– l’éclairage naturel;
– le niveau sonore ;
– la résistance aux chocs, aux frottements;
– les sollicitions répétées ;
– la simplicité et la rapidité de l’entretien quotidien ;
– etc ….
Après la livraison des locaux, il est important de faire la recette de cette livraison et de vérifier que les matériaux et environnements tiennent bien leurs promesses.
Enfin, un échange approfondi avec son partenaire propreté sur vos attentes et une revue après quelques semaines et mois d’utilisation permettront de tirer le meilleur parti de la prestation de nettoyage.
Quelques conseils pratiques pour le choix des matériaux ou le cahier des charges
- Les tâches sont plus visibles sur des moquettes de couleur unie qu’elle soit foncée et encore plus claire. Mieux vaut choisir une moquette chinée offrant un contraste de motifs et de couleurs. Voir à ce sujet l’article du blog sur les secrets d’une moquette toujours propre.
- Les sols durs doivent présenter une surface lisse pour faciliter le nettoyage. Demandez à tester l’entretien d’un nouveau matériau avec votre partenaire de nettoyage avant de prendre une décision.
- Pour éviter les traces de chaussures, misez sur des peintures solides et généreuses sur les bas de murs, des portes et les plinthes. Cela permet des nettoyages répétés sans crainte de voir la peinture disparaitre.
Des recommandations opérationnelles pour réussir l’aménagement de votre bureau
Ces suggestions peuvent paraître basiques. Mais pourtant, si vous les appliquer, vous pourrez nous dire merci !
– Des rangements fermés en quantité suffisante. Ils sont combinés à une politique zéro papier sur les bureaux (pour des raisons de confidentialité) : cela évite les rangements au sol, les bureaux en désordre et les dessus d’armoires encombrées.
– Réserver la consommation de liquides et de nourriture à certaines zones adaptées et n’hésitez pas à supprimer les poubelles de bureaux.
– Nettoyer les tâches sur la moquette le plus rapidement possible, de préférence, sous 24 heures.
– Un tapis de propreté en location entretien récupère les saletés véhiculées par les semelles. Cela réduit l’encrassement des moquettes et des sols en général.
Comment influer sur le cahier des charges et les choix des architectes designers ?
Deux principaux leviers sont à activer mais le premier est toujours privilégié : c’est le levier financier.
L’aspect financier
Il est – sans surprise – celui qui a souvent le plus d’écoute d’une direction générale. Le coût d’entretien, de maintenance voire le coût de remplacement vont impacter le budget de fonctionnement. Si vous êtes objectivés sur le budget de l’entretien des locaux, vous avez une légitimité naturelle pour influer sur des choix qui vont l’impacter.
L’apparence des bureaux, l’image de l’entreprise
La prise en compte du risque de salissures peut impacter l’image perçue par les visiteurs et collaborateurs. C’est le second levier. Les directions générales ne sont pas toujours sensibles à cet argument mais il est important d’avoir prévenu des conséquences.