FAQ

Définitions – contrat – coût

Une prestation de nettoyage dépend de plusieurs facteurs.

D’abord des facteurs mesurables comme la surface des locaux et leur configuration : par exemple un seul plateau sur un seul niveau de 1000 m2 en open-space demande beaucoup moins d’heures de nettoyage que la même surface sur 4 étages avec un ascenseur exigu et découpée en bureaux cloisonnés (et encombrés). Ainsi l’homogénéité des espaces ou du mobilier, la facilité d’accès et de circulation sont aussi des facteurs à prendre en compte.

La fréquentation et l’occupation ensuite : si 30 collaborateurs se partagent 1000 m2, l’effort sera inférieur à une occupation de la même surface par 80 collaborateurs.

Des facteurs non quantifiables influent sur le coût comme le niveau d’exigence de l’entreprise selon son image, sa culture ou son exposition à une clientèle exigeante. Ou encore la décoration des lieux.

C’est une intervention quotidienne voire pluriquotidienne (plusieurs fois par jour) en général du lundi au vendredi pour un site de bureaux ou bien du lundi au dimanche pour un site commerçant, accueillant du public ou bien soumis à des contraintes spécifiques à une profession.

Cette prestation est forfaitaire, c’est-à-dire qu’elle donne lieu à une facturation d’un montant fixe pour un cahier des charges donné et agréé entre RnPur et votre organisation.

La même équipe avec les mêmes agents intervient donc chaque jour sur des lieux dont elle connait la configuration, le mode d’accès, les spécificités et les exigences de certains collaborateurs.

C’est un processus assez simple pour un Client mais qui doit respecter impérativement des délais contractuels. Chaque contrat comporte ou devrait comporter une clause de durée et/ou de rupture.

Le contrat se dénonce par lettre recommandée avec AR en respectant le délai de préavis que la clause de rupture prévoit.

Parallèlement, vous informez ce prestataire du nom et coordonnées du nouveau prestataire. Et nous nous occupons du reste.

La prise de connaissance est la première étape : déclinaison du cahier des charges en fiches de postes et consignes, évaluation des salariés qui sont éventuellement transférés dans nos effectifs.

La formation et l’organisation de l’équipe est un jalon important du démarrage.  La formation a 2 objectifs : vérifier ou compléter les connaissances pour les nouveaux agents collaborateurs et appliquer la fiche de poste dans le nouvel environnement.

La phase de transition consiste à observer les agents dans l’exécution de leur fiche de poste, de comprendre les écarts entre la pratique et la prévision et d’adapter les consignes ou l’organisation, de compléter la formation ou encore d’échanger avec le client sur les difficultés ou les anomalies.

Rassurez-vous, il n’y a pas de rupture de service. Il faut prévoir un délai suffisant pour les échanges entre votre ancien prestataire (si vous avez déjà un contrat en cours) et nous pour communiquer les informations relatives au personnel intervenant sur votre site. En effet, la reprise du personnel existant est une obligation légale pour le repreneur sous réserve d’une ancienneté minimale. 

Un délai de démarrage de 2 mois est raisonnable pouvant être réduit à 1 mois dans certaines conditions. Sachant que souvent les contrats en cours prévoient un délai de 3 mois de préavis.

Le Directeur Associé RnPur est le contact privilégié de chacun de nos clients.

Il est responsable de la proposition et l’établissement d’un contrat, de la réalisation de la prestation et de la satisfaction de ses clients.

Il est joignable par téléphone ou par email et répond au plus vite aux demandes de ses interlocuteurs.

En général oui.

Le volume prévisionnel de ces fournitures est évalué sur la base de ratios standards intégrant le nombre de collaborateurs et de visiteurs. Le coût correspondant est répercuté dans le prix de la prestation.

L’approvisionnement des distributeurs (papier toilette, essuie-mains, …) est assuré quotidiennement par les agents.

Changements

Avec la rapidité de transformation des entreprises, les changements sont de plus en plus fréquents et RnPur a pour politique de faciliter la vie de ses clients en adaptant nos prestations à leurs demandes. Une adaptation peut être ponctuelle, par exemple pendant des travaux, ou sur une plus longue période ou encore de façon définitive.

Dans tous les cas, nous nous assurons que le changement est bien compris, transmis aux agents sous la forme de consignes claires et réalisables et nous supervisons que le changement se déroule correctement. En vérifiant sur place et en vous demandant de nous transmettre votre constat sur l’exécution de ce changement.

D’un point de vue contractuel, quand il est possible d’adapter l’intervention de nos agents sans dégrader la prestation que nous rendons, il suffira alors de revoir les consignes. Si le changement réclame plus de temps ou une organisation différente, un avenant contractuel peut alors être nécessaire.

Nos équipes et dans certains cas spécifiques, nos partenaires, interviennent sur tous les domaines liés à la propreté et aux services associés : nettoyage de moquette, remise en état de sols, nettoyage de surfaces vitrées, …

A votre demande, nous évaluerons la faisabilité et le délai de réalisation de l’intervention et communiquerons une proposition commerciale.

Relation client – échanges

Vous avez le choix du support le plus approprié : cahier de liaison pour des échanges d’information, ou des demandes basiques ou bien le mail ou le téléphone.

Nous répondons au plus vite à toute demande de nos clients.

Vous avez toujours 2 interlocuteurs.

Pour des demandes opérationnelles de premier niveau, vous pouvez contacter le chef de chantier ou l’agent responsable présent sur le site soit en face à face soit via un cahier de liaison.

Ou bien vous pouvez contacter le directeur associé dont vous avez le téléphone portable et l’email.

Dans les 2 cas, nous répondons au plus vite à toute demande de nos clients.

Le matériel nécessaire à la prestation quotidienne doit pour des raisons de sécurité principalement, être stocké dans un espace clos, ventilé et fermé à clé. 

Les produits de nettoyage sont ainsi accessibles aux seules personnes détenant la clé et l’aération permet de conserver le matériel dans un bon état.

Délais – réactivité – horaires

Nos équipes interviennent souvent en dehors des horaires de bureaux le matin à partir de 6 heures et le soir jusqu’à 21 heures.

Elles interviennent aussi en journée soit de façon continue pour assurer une propreté permanente soit en complément à la mi-journée pour remettre en état un espace (cafétéria – cuisine, toilettes, …).

RnPur essaiera toujours de répondre au plus vite à toute demande. Très souvent nous répondons dans la journée et nous intervenons dès la vacation suivante si c’est possible et nécessaire.

Pour communiquer rapidement, nos clients disposent du numéro de téléphone portable du directeur associé en charge de la prestation, de son email. Ils disposent aussi d’un cahier de liaison qui est le moyen d’échange privilégié avec l’équipe de nettoyage ou le chef de chantier.

La réactivité de nos équipes est essentielle pour répondre au besoin de tranquillité et de bien-être de nos clients.

Produits employés et respect de l’environnement

Nous respectons et conseillons nos clients dans le choix des produits en fonction de leurs engagements de responsabilité environnementale.

Il est possible de résumer les produits répondant à une logique et une recherche de responsabilité environnementale en 3 catégories :

  • les produits écoresponsables
  • les produits labellisés Ecolabel
  • les produits Ecocert

Ces 3 catégories sont classées par ordre d’exigence environnementale croissante.

Ces produits répondent aux principaux enjeux environnementaux :

  • préserver les ressources naturelles
  • limiter l’utilisation de substances dangereuses pour l’environnement et la santé
  • limiter la pollution de l’air
  • limiter la pollution de l’eau
  • favoriser les produits générant moins de déchets

Ces enjeux se traduisent dans la conception, le cycle de fabrication, de transport et de vie des produits de nettoyage et d’entretien des locaux de la façon suivante :

  • ils ne contiennent que des substances nécessaires à la fonction de nettoyage
  • ils limitent le recours aux substances dangereuses pour l’environnement et la santé
  • ils réduisent les émissions de composés organiques volatils
  • leur biodégradabilité est élevée et limite l’eutrophisation des eaux
  • leur emballage est réutilisable ou rechargeable et est constitué de matériaux recyclables

Il faut retenir que l’un des 4 facteurs garantissant l’efficacité d’un nettoyage est l’action chimique. Plus cette action est faible, plus l’agent intervenant devra jouer sur les autres facteurs et notamment sur le facteur temps ou effort.

Comme souvent, il s’agira de trouver un juste milieu entre produit respectueux de l’environnement et efficacité de nettoyage.

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